近年来，我市认真落实国家、省关于第二次全国地名普查档案管理工作部署，严格遵照《河南省民政厅河南省档案局关于印发河南省第二次全国地名普查档案管理办法实施细则的通知》（豫民文〔2017〕）54号）具体要求，圆满完成了第二次全国地名普查档案资料立卷归档工作，确保地名普查档案完整、准确、系统、安全和有效利用。
强化制度建设。许昌市地名普查办及时转发了《河南省第二次全国地名普查领导小组办公室关于印发河南省第二次全国地名普查档案验收标准的通知》（豫地名普查办）〔2017〕8号）《河南省第二次全国地名普查领导小组办公室关于加快推进地名普查资料归档立卷工作的通知》（豫地名普查办〔2018〕4号）。建立健全了地名档案工作岗位责任制、文件归档、保管、查阅、保密、档案利用等一系列工作制度，对地名普查档案整理的工作措施、时间安排、经费落实及各项档案管理情况进行了详细规范。
强化资金保障。各县（市、区）地名普查办加大资金投入，保证人力物力充足支持。全市累计投入资金185万元，采取购买服务方式高效率高质量开展档案整理。市地名普查办联合档案管理部门加强督导，多次对各县（市、区）地名普查档案整理工作进行检查，协助做好整改完善。截至2018年9月，许昌市所辖6个县市区已全部完成第二次全国地名普查资料立卷归档及移交省、市保存工作。全市共整理地名普查档案业务类21330卷1753盒，成果类248卷169盒，其他类77卷25盒，光盘10张。
强化硬件建设。市及各县（市、区）民政局均设有单独地名档案室用于存放地名档案，硬件设施齐全，均配置有专用电脑、打印机、扫描仪、传真机、照相机，及防火、防盗、防虫、防鼠、防潮、防光、防高温等保护设施，为管好档案提供坚实保障。市及各县（市、区）都有兼职档案员管理地名档案，确保档案管理工作正常开展。
强化档案利用。各县（市、区）地名普查办目前实行纸质档案和电子档案同时储存、并行管理和查阅，做到随查即有，随找即到。并制订了地名普查档案利用制度，包括利用范围、利用方式、利用审批程序等。涉密地名普查档案严格按照《中华人民共和国保守国家秘密法》的规定加强管理。充分利用普查档案开展成果转化和信息化服务，提高全市地名资料信息管理和公共服务水平。
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